14.02.2025 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutmakla yükümlü ticaret şirketleri ve bu defterlerin tutulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Tebliğ ile, işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü kılınan ticaret şirketleri şunlardır:

  • Kuruluşu, 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler,
  • Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, bağımsız denetim şirketleri, Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler başta olmak üzere Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5. maddesinin ilk fıkrasında sayılan,  kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlığın iznine tabi olan şirketler.

Defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olmayan şirketler defterlerini, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ hükümleri uyarınca tutmaya devam edeceklerdir. Ancak bu şirketlere, Tebliğ hükümlerine tabi olmak üzere, defterlerini elektronik ortamda tutma imkanı da getirilmiştir. Bu halde tüm defterler, elektronik ortamda tutulacaktır.

Defterlere işlenecek kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve ibrazına imkan sağlayan sistem, Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından oluşturulacak ve Bakanlık sorumluluğunda işletilecektir. Bakanlık, sistemin MERSİS ve Elektronik Toplantı Sistemi ile entegrasyonu da sağlayacaktır. Bakanlığın sistemi üzerinde elektronik ortamda tutulan defterler için ayrıca fiziki defter tutulmayacak; defterlerin noterlerce yapılagelen açılış ve kapanış onayları aranmayacaktır.

Kuruluştan itibaren elektronik defter tutacak şirketlerin defterleri, kuruluşun tescili ile birlikte aktif hale getirilecektir. Tebliğ ile defterlerini elektronik ortama taşımakla yükümlü hale gelen şirketler ise, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde mevcut defterlerinin kapanışlarını, yetkili organlarınca alınacak Tebliğ ekinde örneği kararla birlikte noterlere yaptıracaktır. İhtiyari olarak bu sisteme geçeceklerin alacakları yetkili organ kararının ve mevcut defter kapanışlarının tarihleri ise, aynı hesap dönemi içinde olmalıdır. Elektronik defterler, mevcut defter kapanışlarının noterlerce Bakanlığın sistemine kaydı ile oluşturularak aktif hale gelecektir.

Sistem üzerinde oluşturulan defterler, elektronik defter dosyası formatında Bakanlığın bilgi sisteminde muhafaza edilecek; yalnızca şirket tarafından yetkilendirilmiş kişilerin erişimine açık tutulacaktır.

Sistemde oluşturulan defterler üzerindeki kayıt ve işlemler, şirket yönetim organı üyeleri yahut şirket tarafından yetkilendirilmiş kişilerce yapılacaktır. Defterlerdeki kayıtlara dayanak olan fiziki karar tutanakları, istendiğinde ibraz edilmek üzere şirketler tarafından saklanacaktır.

Elektronik ortamda tutulan defterlerin incelenmesinde ve ibrazında, Bakanlığın sisteminden indirilen ve doğrulanabilen elektronik defter dosyası esas alınacak; defterde yer alan kayıt veya kararların ibraz edilmesinin gerektiği hallerde, üçüncü kişilerce de sistem üzerinden teyit edilebilecek nüsha oluşturulabilecektir.

Tebliğ, 01.07.2025 tarihi itibarıyla yürürlüğe girecektir. 

Bahar Ülgen Hasşerbetçi
Ortak | [email protected]
Gülce Gözen Ercenk
Kıdemli Avukat | [email protected]